I.
Kelebihan
& kelemahan Sistem Perncanaan dan Pengendalian Vershure Company
a) Kelebihan
· Adanya kunjungan dari kantor
pusat perusahaan ke pabrik pabrik
secara langsung. Hal ini menunjukkan kepedulian para atasan terhadap bawahannya,
sehingga para pekerja juga merasa diperhatikan oleh atasannya serta adanya
control yang baik dari kantor pusat untuk memantau proses dan kinerja pabrik
pabriknya.
· Perencanaan anggaran, peenetapan, pelaksanaan, dan pelaporan
anggaran melibatkan peran seluruh level manajer, dan dikendalikan oleh staf kontroler. Sehingga hanya ada kemungkinan
kecil terjadinya penyalahgunaan anggaran yang telah ditetapkan.
· Perencanaan anggaran dibuat secara teliti, tahap demi tahap,
serta dalam waktu yang cukup lama dengan melihat
berbagai macam kondisi dan dampanya, sehingga keakuratan perancanaan anggaran
tidak akan menimbulkan surplus ataupun deficit yang terlalu jauh dari anggran
yang terlaksana.
· Pengendalian untuk pusat biaya manufaktur lebih diarahkan untuk meminimalisir
biaya-biaya operasinoal yaitu
dengan jalan menetapkan besarnya biaya standar yang selanjutnya digunakan
sebagai tolok ukur.
· Sistem penyusunan ramalan penjualan dari bawah ke atas (bottom up) dimana masing-masing manajer mengerti
benar apa yang mereka butuhkan dalam divisinya sehingga dapat
menghasilkan komitmen untuk mencapai target yang ditetapkan
· Vershire Company menggunakan anggaran sebagai alat pengendali
utama kinerja perusahaan. Dimana
perusahaan ini berada dalam industry yang kompetitif serta tingkat penjualan produk sangat
dipengaruhi oleh bargaining pembeli, banyaknya competitor, dan perubahan harga
jual. Sehingga penggunaan anggaran jangka pendek sebagai ukuran kinerja sudah sesuai
dengan Vershire Company yang
kondisi pasarnya tidak stabil.
b) Kelemahan
· Laporan evaluasi
kinerja perusahaan menggunakan perhitungan selisih atau varians, namun tidak
dapat menunjukkan sebab-sebab terjadinya selisih tersebut. Manajemen perusahaan akan
meminta manajer pabrik menjelaskannya jika varians melebihi nilai anggaran.
Tentu akan lebih efisien bila kelebihan atau kekurangan anggaran dijelaskan
secara terperinci dalam laporan anggaran.
· Penilaian prestasi dan kinerja manajer pabrik menggunakan tingkat
profitabilitas, dan memperbandingkan pabrik dengan jenis produk dan kapasitas
yang berbeda, Menurut kami kurang baik, k arena
pabrik
dengan produk jenis A akan memiliki kapasitas dan pencapaian profit yang
berbeda dengan produk jenis B
· SIstem pemberian insentif
pada manajer hanya diukur berdasarkan pemenuhan target keuntungan. Tak jarang akan
menimbulkan dampak yang kurang baik bagi lower manager karena lini produksi dan
departemen dibawahnya dapat melakukan
hal-hal yang mengurangi mutu dan kualitas melalui
pengurangan biaya untuk mencapai
target keuntungan tersebut.
II.
Aktivitas-aktivitas
dan penjelasannya pada proses penganggaran laba Vershure Company bulan Mei
sampai bulan Desember
1. Pada bulan Mei, setiap manajer umum
divisi penjualan mengajukan laporan persiapan untuk menggabungkan
ringkasan-ringkasan mengenai penjualan, pendapatan, dan permintaan modal
untuk anggaran tahun berikutnya, serta mengevaluasi kecenderungan pada setiap
kategori selama dua tahun berturut-turut.
2. Laporan yang dibuat oleh manajer
umum divisi penjualan kemudian ditangani oleh staf peneliti pasar. Staf inilah
yang bertugas menyusun laporan tersebut menjadi bentuk prediksi anggaran dengan
dilengkapi prediksi pasar, pengujian anggaran tahunan yang akan datang
secara detail serta kondisi ekonomi dan pengaruhnya bagi konsumen dan
perusahann. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat meramalkan
keadaan yang akan terjadi dan mengambil langkah untuk mengantisipasi.
3. Prediksi staf peneliti pasar kemudian
dialihkan kepada masing-masing divisi untuk ditinjau, dikritik, dan dicocokkan
denga tujuan perusahaan dan kebutuhan masing-masing divisi.
4. Manajer umum divisi kemudian menyusun
ramalan penjualan, dengan meminta setiap manajer area bidang penjualan untuk
memperkirakan penjualan pada tahun yang akan datang. Perkiraan penjualan
tersebut diminta dari tiap wilayah, karena manajer penjulan masing masing area
yang tahu kebutuhan areanya masing masing.
5. Seluruh prediksi anggaran
digabungkan di tingkat divisi untuk ditinjau oleh wakil
presiden pemasaran. Proses ini kemudian diulang di tingkat perusahaan,
ketika semua pihak telah merasa puas dan sesuai dengan anggaran penjualan,
6. Setelah persetujuan prediksi
anggaran pada tingkat divisi dan perusahaan, Keseluruhan anggaran penjualan
akan didistribusikan ke masing-masing pabrik.
7. Setiap pabrik membuat anggaran
berupa keuntungan kotor, pengeluaran tetap, dan pendapatan sebelum pajak. Manajer
pabrik bertanggung jawab atas budget profit yang
dianggarkan agar dapat memotivasi para manajer menghasilkan produk yang
berkualitas, serta mencapai target keuntungan yang dibuat
8. Standar biaya dan target pengurangan
biaya dikembangkan oleh departemen teknik industri pabrik.
9. Staf kontroler mendapat pemahaman
mengenai kondisi pabrik-pabrik agar dapat memastikan anggaran telah
dibuat oleh Bagian Manufaktur,
di tinjau ulang oleh masing-masing kantor divisi, dan kemudian sebelum 1
September diberikan kepada manajer umum divisi untuk memastikan anggaran telah
sesuai dengan kebutuhan masing masing divisi
10. Setelah manajer umum divisi
menyetujui anggaran yang telah dibuat, anggaran ini kemudian diajukan ke CEO
(Chief Executive Officer) Vershire Company.
11. Anggaran akhir kemudian diajukan
untuk disetujui oleh Dewan Direksi pada bulan Desember.
III.
Apakah
manajer pabrik harus bertanggungjawab dalam mencapai laba? mengapa?
Menurut kami, manajer pabrik sebagai lower manager dimana dia
ikut berkontribusi dalam penyusunan anggaran, target laba, dan estimasi biaya,
harus bertanggung jawab namun tidak sepenuhnya terhadap pencapaian laba
pabriknya, karena laba pabrik itu merupakan suatu bentuk ukuran kinerja
suatu pabrik. Seluruh bagian dari pabrik seharusnya bertanggung jawab terhadap
perolehan laba perusahaan dengan menjalankan masing-masing pekerjaan sesuai
dengan anggaran yang telah disepakati. Jadi terbangun sinergi yang kua di dalam
pabrik untuk bersama-sama mencapai target yang telah ditentukan.
IV.
Penilaian
system evaluasi kerja
Sistem evaluasi kinerja yang terdapat dalam tampilan 2 dan 3 sudah cukup baik jika manajer pabrik diberi tanggung jawab menghasilkan laba, karena prestasi akan diukur berdasarkan
tingkat laba. Jika
manajer pabrik tidak bertanggungjawab atas laba, maka sistem
evaluasi kinerja pada tampilan 2 tidak perlu mengunakan item penjualan, hanya
biaya standar dan biaya aktual saja untuk melihat berapa variansnya.
Untuk tampilan 3 juga demikian, tidak perlu ada analisis penjualan dan laporan
komparatif antar pabrik, cukup biayanya saja.Penilaian prestasi
seharusnya dipakai sebagai alat untuk memastikan bahwa anggaran yang sudah
disetujui bersama tidak akan dilebihkan atau pun dikurangkan tanpa persetujuan
dari pihak manajemen, bukan untuk mengukur efisiensi.
V.
Apakah
anda akan mendesain ulang struktur pengendalian manajemen Vershure Company? Mengapa
?
Kami tidak akan mendesain ulang struktur
pengendalian manajemen Vershire Company
yang telah ada. Kami dapat melihat dari segi struktur organisasi, system penganggaran, maupun pengukuran kinerjanya sudah cukup baik. Walaupun
menurut kami dalam penyusunan anggaran tahun yang akan dating membutuhkan waktu
yang panjang dan proses yang lama, namun di sisi lain dapat kami pun juga dapat
melihat hal tersebut demi ketelitian, dan keseesuaian kebutuhan yang ada.karena
kami tidak akan mendesain ulang system yang ada, tetapi kami akan memperbaiki
system yang menurut kami masih kurang dapat menghasilkan feedback yang positif.
Perbaikan system yang kami sarankan diantaranya :
a) Selama ini
perusahaan melakukan evaluasi kinerja dan memberikan insentif kepada
manajer selalu mengacu pada tingkat laba, menurut kami seharusnya
perusahaan terlebih dahulu mengelompokkan pabrik-pabrik yang sejenis dan
seukuran agar penilaian kinerja dapat dilakukan lebih adil, tidak membendingkan
perusahaan yang berbeda jenis dan ukuran karena perusahaan seperti itu memiliki
tingkat kesulitan mencapai laba yang berbeda.
b) Dalam penyusunan laporan evaluasi
kinerja, perusahaan menggunakan perhitungan selisih atau varians, namun tidak
dapat menunjukkan sebab-sebab terjadinya selisih tersebut. Seharunya laporan evaluasi
kinerja tersebu bila terjadi selisih harus disertau dengan keterangan rinci
yang rmendasari timbulnya selisih tersebut.